Auswahl und Einfuhrung eines Dokumenten-Management-Systems in einem Unternehmen der Blechverarbeitung unter Berucksichtigung der vorhandenen IT-Infras

Diplomarbeit aus dem Jahr 2003 im Fachbereich Informatik - Wirtschaftsinformatik, Note: 1,7, Katholische Fachhochschule Norddeutschland Osnabrück (unbekannt, Management und Technik), Sprache: Deutsch, Abstract: Inhaltsangabe:Einleitung:§Heute wird von Kunden eine schnelle Geschäftsabwicklung von Unternehmen gefordert. Um dieser Anforderung gerecht zu werden, ist eine stetige Verfügbarkeit von kaufmännischen und technischen Informationen in Form von Auftrags-, Projekt- und Produktunterlagen bei den Mitarbeitern Voraussetzung. Häufig wird der Zugriff auf auftragsrelevante Unterlagen dadurch gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter bzw. jede Abteilung viel Zeit damit verbringt, sich die Unterlagen zu kopieren, auszudrucken und in Ordnern bzw. Vorgangsmappen abzulegen. §Auf der anderen Seite nimmt die Komplexität von Aufgaben und Aufträgen stetig zu und die Unternehmen müssen (nicht nur intern) immer größere Datenmengen verarbeiten. Die Forderung nach umfassender Informationsverfügbarkeit ist mit der klassischen Papierablage immer schwieriger und nur unter hohem Ressourceneinsatz (z.B. Arbeitszeit) zu bewältigen. Unternehmen dürfen aber keinesfalls das Problem langer Dokumentzugriffszeiten und verzögerter Auskunftsbereitschaft herunterspielen ( erfolgskritischer Faktor! ).§Nicht allein der Preis eines Gutes ist ein wichtiges Kaufkriterium, sondern ebenfalls eine schnelle Auftragsabwicklung (z.B. kurze Lieferzeiten), die bedingungslose Einhaltung von zugesagten Lieferterminen und das Angebot von Serviceleistungen, z.B. schnelle Auskunftsbereitschaft etc.§Das Unternehmen dieser Arbeit erkannte schon frühzeitig die Potentiale von Dokumenten-Management-Systemen und plant bereits seit mehreren Jahren die Einführung eines solchen Systems. Die Planungen wurden im Februar 2003 mit dem Ziel abgeschlossen, ein DMS in den Vertriebsabteilungen für die Auftragsabwicklung einzuführen. Favorisiert wurde für diese Anforderung ein DMS in Form eines Vorgangsbearbeitungssystems . §Der Nutzen dieser Art von DMS liegt nicht wie bei klassischen Archivsystemen allein darin, abgeschlossene Dokumente gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Platz sparend elektronisch zu archivieren, sondern sie sind darüber hinaus auf das Handling von aktuellen, sog. lebenden Dokumenten spezialisiert. Unternehmensprozesse werden somit vollständig in Vorgangsbearbeitungssystemen abgewickelt. Durch den Einsatz eines derartigen DMS sollen die Geschäftsprozesse des Unternehmens rationaler gestaltet werden. §Durch den zeitgleichen Zugriff mehrerer Sachbearbeiter auf relevante und vor allem aktuelle Auftragsinformationen soll gewährleistet werden, dass sich die in Kapitel 1.1 spezifizierten Rationalisierungspotentiale einstellen und das stetig wachsende Auftragsvolumen in kürzester Zeit abgewickelt werden kann. §Das hier beschriebene Unternehmen eignet sich gut für eine exemplarische Beschreibung einer DMS-Einführung. Es besitzt eine breite Produktpalette und setzt bei der Fertigung komplexer Blechprodukte auf eine Mischung von Serien-, Varianten- und Sonderfertigung. Die Metallbranche, in der das Unternehmen agiert, verlangt schnelle Reaktionen und ein Höchstmaß an Flexibilität. Diese Umgebungsvariablen gelten für viele weitere moderne Industrieunternehmen. Es können somit leicht Parallelen zu anderen Unternehmen gezogen werden.§Gang der Untersuchung:§Um die genannten Ziele zu erreichen, ist diese Arbeit wie folgend beschrieben aufgebaut. Zunächst wird in Kapitel 2 das Unternehmen vorgestellt. Im Kapitel 3 werden wichtige Begriffe zu DMS und die erforderlichen Arbeitsschritte zur Dokumentenarchivierung und -suche erläutert. §Im Kapitel 4 erfolgt die Ist-Analyse. Die Abwicklung einer Kundenanfrage bzw. Abwicklung eines Kundenauftrags und die dabei eingesetzten Softwareprogramme werden detailliert beschrieben. Abgeschlossen wird dies...